Nasce l'idea della mostra. Il committente si attiva con lo scopo di mostrare, valorizzare promuovere il prodotto o l'artefatto.

Durante questa fase si rende necessario considerare non solo la natura e le caratteristiche dell'artefatto o prodotto in sè, bensì anche le caratteristiche della struttura che lo
accoglierà. In effetti prodotto e struttura sono generalmente legati da vincoli di ordine diverso quali sicurezza, fruizione e conservazione.

Rappresenta la fase costitutiva del gruppo tecnico di progetto altrimenti detto project team. In tale fase vengono nominati il curatore tecnico-scientifico e artistico ad opera del committente. Se ritenuto necessario dal carattere della struttura e della tipologia della mostra il curatore artistico può procedere singolarmente a stipulare un patto con un eventuale allestitore che a sua volta può avvalersi della prestazione di uno staff di operatori tecnici.

Dall'incontro delle diverse figure professionali che mettono insieme competenze ed esperienze diversamente maturate, nasce l'elaborazione di una bozza di progetto ipotetico

Il preventivo rende esplicita una prima bozza dei costi che eventualmente si andrà a sostenere.
Le voci di spesa potrebbero configurarsi come prestazione dei curatori, allestimento, catalogo, trasporti, prestazioni d'opera varie, assicurazione, sicurezza.

La stesura di un contratto impegna le parti contraenti a compiti, responsabilità e scadenze ben precise da onorare. La determinazione di costi è sempre definita.

Implica l'inizio della parte pragmatica e la definizione e la divisione dei compiti rispetto alle scadenze da onorare nonchè la calendarizzazione degli incontri di tutti i componenti del gruppo di progetto ed eventuale altro staff operativo per un costante controllo e monitoraggio dello stato dei lavori.

E'questa una fase che coinvolge trasversalmente tutto il gruppo tecnico e il processo stesso.
Il monitoraggio utilizza tecniche di controllo impianti e simulazioni

La fase di testing consiste nel controllo del processo attuato alla fine delle diverse fasi quando tutti i dispositivi e i supporti approntati per i visitatori devono essere aperti al pubblico e pertanto il project team necessita di effettuare un check up finale. Particolare attenzione viene assegnata ancora una volta alla sicurezza e alla fruibilità dei distinti spazi e/o eventuali percorsi interni previsti dal gruppo tecnico e voluti dal committente.